Государственное бюджетное учреждение Республики Марий Эл

МАРИЙСКИЙ
РЕСПУБЛИКАНСКИЙ
ЦЕНТР ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Заседание дирекции об итогах работы за 2019 г.

В течение 2019 года работа ГБУ РМЭ «Марресцентр» строилась на основании утвержденных программ и планов работы, государственного задания на 2019 год и другими нормативно-правовыми документами регламентирующими деятельность в области архивного дела.

Главными целями и задачами в отчетном периоде являлись: обеспечение сохранности и государственный учет документов по личному составу, прием на хранение документов ликвидированных организаций, качественное и своевременное исполнение запросов социально-правового характера.

Для выполнения задачи по повышению степени сохранности документов за 2019 года в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ составлено 95 карточек на вновь поступившие фонды. Проведена выверка учетных документов перед проверкой наличия и состояния архивных документов. Проведена  проверка наличия документов 110 фондов в объеме 13990 дел.

Осуществлялся постоянный контроль за температурно-влажностным и противопожарным режимом в архивохранилищах.

С целью обеспечения качественного комплектования, пополнения Архивного фонда Республики Марий Эл в 2019 г. на государственное хранение принято 5619 дел по личному составу от 97 ликвидированных организаций. Для подготовки документов ликвидированных и реорганизованных организаций к передаче на государственное хранение была оказана методическая и практическая помощь 45 организациям в подготовке описей дел в объеме 2793 ед. хр.

Еженедельно осуществлялся мониторинг Единого федерального реестра сведений о банкротстве. По данным реестра 22 организации признаны банкротом и включены в список возможных источников комплектования ГБУ РМЭ «Марресцентр». В настоящее время в список включено 66 организаций возможных источников комплектования.

Составлен паспорт ГБУ РМЭ «Марресцентр» по состоянию на 01.01.2020.

Проведено анкетирование организаций, не являющихся источниками комплектование ГБУ «Государственный архив Республики Марий Эл», о составе и количестве хранимых документов по личному составу для создания информационной базы. Подготовлено и направлено в организации 35 анкет.

Продолжалась работа по созданию и совершенствованию традиционных видов научно-справочного аппарата и внедрению автоматизированных архивных технологий. Проведена переработка описей в объеме 1505 ед. хр. Описаны архивные документы в объеме 419 дел.

В 2019 году в базу данных программного комплекса «Архивный фонд» внесена информация на 95 фондов, 103 описи, 5619 ед. хр. Всего введена информация на 1278 фондов, 1624 описи, 192857 ед. хр.

Проводилась работа по оцифровке описей дел. Оцифрованы описи 197 фондов в объеме 40003 дел.

В целях удовлетворения потребностей пользователей в архивной информации в течение 2019 года продолжалась работа по исполнению запросов социально-правового характера.

Зарегистрировано 8456 запросов социально-правового характера, в том числе: физические лица – 3035, юридические лица – 5421, поступило из-за рубежа – 19 запросов.

Исполнено 7961 запрос социально-правового характера из них положительно 6706 запросов. Все запросы исполнены в нормативный срок.

Продолжалась работа по реализации  Соглашения об информационном взаимодействии между Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Республике Марий Эл и Министерством культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл от 10.11.2016. За 2019 г. исполнено 4559 электронных запросов, что составляет 57,2 % от общего числа исполненных запросов.

Продолжалась работа в рамках Соглашение о взаимодействии и сотрудничестве с уполномоченным многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг (АУ Республики Марий Эл «Дирекция МФЦ») о предоставлении государственной услуги – исполнение запросов социально-правового характера. В 2019 г. исполнен 771 запрос.

Через Единый портал государственных и муниципальных услуг поступило и исполнено 20 запросов.

В течение 2019 г. осуществлялся опрос о качестве и уровне удовлетворенности предоставляемой услуги – исполнение запросов социально-правового характера – в  виде анкетирования граждан (заполнено  104 анкеты). Проведенный анализ анкет показал, что все анкетируемые удовлетворены предоставленной услугой. 

В течение 2019 года в читальном зале работало 24 пользователя (152 посещения). Всем пользователям даны необходимые консультации о составе и содержании документов по личному составу, хранящихся в ГБУ РМЭ «Марресцентр». По заказам пользователей оформлено и выдано 214 листов копий документов.

Выдано из архивохранилищ всем категориям пользователей 69296 дел, 639 описей, в  том числе  в читальный зал – 1550 дел, 284 описи.

С целью популяризации документального историко-культурного наследия, расширения доступности к информационным ресурсам на web-странице сайта ГБУ РМЭ «Марресцентр» было размещено 30 информаций (новости, новые поступления фондов и др.).

С 1 июля 2019 года разработан и введен в эксплуатацию новый web-сайт ГБУ РМЭ «Марресцентр» по адресу: marrescentr-mariel.ru.

Подготовлен перечень и копии архивных документов периода Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., хранящихся в ГБУ РМЭ «Марресцентр», которые направлены для включения в экспозицию «Музей Победы» (г. Москва).

Принято участие в работе круглого стола «Архивы, государство и общество: опыт взаимодействия». Подготовлено выступление и представлена выставка архивных документов «Неожиданные находки» (из фондов ГБУ РМЭ «Марресцентр»).

Принято участие в работе Научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа (г. Уфа).

Сотрудниками Военного комиссариата г. Йошкар-Олы проведена проверка осуществления воинского учета граждан, пребывающих в запасе, работающих в ГБУ РМЭ «Марресцентр» по состоянию на 17.04.2019 – качество осуществления воинского учета граждан, пребывающих в запасе, получило оценку «хорошо».

В целях усиления контроля за противопожарным состоянием был заключен договор на техническое обслуживание автоматической установки пожарной сигнализации на 2019 год, ежемесячно проводится проверка состояния подвальных помещений, с сотрудниками проводятся плановые и внеплановые противопожарные инструктажи и тренировки по эвакуации на случай пожара.

С целью укрепления материально-технической базы заключались договоры на хозяйственное обслуживание здания, приобретено 3 компьютера, устройство для прошивки дел, офисная мебель.