Государственное бюджетное учреждение Республики Марий Эл

МАРИЙСКИЙ
РЕСПУБЛИКАНСКИЙ
ЦЕНТР ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Об итогах работы за 9 месяцев 2020 года

В течение 9 месяцев 2020 года работа ГБУ РМЭ «Марресцентр» строилась на основании утвержденных программ и планов работы, государственного задания на 2020 год и другими нормативно-правовыми документами регламентирующими деятельность в области архивного дела.

Главными целями и задачами в течение 9 месяцев 2020 г. являлись: обеспечение сохранности и государственный учет документов по личному составу, прием на хранение документов ликвидированных организаций, качественное и своевременное исполнение запросов социально-правового характера, выполнение показателей государственного задания на 2020 год.

Для выполнения задачи по повышению степени сохранности документов за 9 месяцев 2020 года в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ составлено 6 карточек на вновь поступившие фонды. Проведена выверка учетных документов перед проверкой наличия и состояния архивных документов. Проведена  проверка наличия документов 91 фонда в объеме 14361 дела.

Составлено 8 пофондовых и 3 постеллажных топографических указателя. Перекартонировано 3269 дел.

Осуществлялся постоянный контроль за температурно-влажностным и противопожарным режимом в архивохранилищах.

С целью обеспечения качественного комплектования, пополнения Архивного фонда Республики Марий Эл за 9 месяцев на государственное хранение принято 3269 дел по личному составу от 6 ликвидированных организаций, в том числе от государственных организаций – 1826 дел, от негосударственных организаций – 1443 дела. Для подготовки документов ликвидированных и реорганизованных организаций к передаче на государственное хранение была оказана методическая и практическая помощь 6 организациям в подготовке описей дел в объеме 1620 ед. хр.

Еженедельно осуществлялся мониторинг Единого федерального реестра сведений о банкротстве. По данным реестра 11 организаций признаны банкротами и включены в список возможных источников комплектования ГБУ РМЭ «Марресцентр». В настоящее время в список включено 70 организаций возможных источников комплектования.

Проведено анкетирование организаций, не являющихся источниками комплектование ГБУ «Государственный архив Республики Марий Эл», о составе и количестве хранимых документов по личному составу для создания информационной базы. Подготовлено и направлено в организации 15 анкет.

Продолжалась работа по созданию и совершенствованию традиционных видов научно-справочного аппарата и внедрению автоматизированных архивных технологий.

Проведено описание архивных документов в объеме 94 дел.

За 9 месяцев 2020 года в базу данных программного комплекса «Архивный фонд» внесена информация на 6 фондов, 21 опись, 3269 ед. хр.

Продолжалась работа по оцифровке описей дел. Оцифрованы описи 75 фондов в объеме 16444 дел.

В целях удовлетворения потребностей пользователей в архивной информации в течение 9 месяцев продолжалась работа по исполнению запросов социально-правового характера.

Зарегистрировано 6192 запроса социально-правового характера, в том числе: физические лица – 1474, юридические лица – 4718, поступило из-за рубежа – 26 запросов.

Исполнено 5948 запросов социально-правового характера из них положительно 4734 запроса. Все запросы исполнены в нормативный срок.

Продолжалась работа по реализации  Соглашения об информационном взаимодействии между Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Республике Марий Эл и Министерством культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл от 10.11.2016. За 9 месяцев исполнено 3663 электронных запроса, что составляет 62 % от общего числа исполненных запросов.

Продолжалась работа в рамках Соглашения о взаимодействии и сотрудничестве с уполномоченным многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг (АУ Республики Марий Эл «Дирекция МФЦ») о предоставлении государственной услуги – исполнение запросов социально-правового характера. За 9 месяцев исполнено 492 запроса.

Продолжена работа по приему и исполнению запросов граждан поступающих через Единый портал государственных и муниципальных услуг. За 9 месяцев поступило и исполнено 31 запрос.

В течение 9 месяцев осуществлялся опрос о качестве и уровне удовлетворенности предоставляемой услуги – исполнение запросов социально-правового характера – в  виде анкетирования граждан (заполнено  28 анкет). Проведенный анализ анкет показал, что все анкетируемые удовлетворены предоставленной услугой. 

За 9 месяцев 2020 года в читальном зале работало 18 пользователей (102 посещения). Всем пользователям даны необходимые консультации о составе и содержании документов по личному составу, хранящихся в ГБУ РМЭ «Марресцентр». По заказам пользователей оформлено и выдано 261 лист копий документов.

Выдано из архивохранилищ всем категориям пользователей 52000 дел, 156 описей, в  том числе  в читальный зал – 978 дел, 149 описей.

С целью популяризации документального историко-культурного наследия, расширения доступности к информационным ресурсам на web-странице сайта ГБУ РМЭ «Марресцентр» было размещено 23 информации (новости, новые поступления фондов и др.).

Продолжена работа по внедрению в практику деятельности учреждения  Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (М., 2019) и с мая 2020 года ведется работа по внедрению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (М.,2020).

В целях усиления контроля за противопожарным состоянием заключен договор на техническое обслуживание автоматической установки пожарной сигнализации на 2020 год, проведена проверка сопротивления изоляции электросети, ежемесячно проводится проверка состояния подвальных помещений, с сотрудниками проведен плановый  противопожарный инструктаж.

При подготовке к осенне-зимнему отопительному сезону 2020-2021 годов проведен ремонт запорной арматуры, промывка, опрессовка системы отопления, получен паспорт готовности.

За 9 месяцев, с целью укрепления материально-технической базы, приобретено 8 металлических стеллажей, 2 металлических шкафа для хранения учетных и кадровых документов, 1 компьютер, офисная мебель.

За 9 месяцев 2020 года оказано платных работ и услуг в области архивного дела на сумму 610785,15 руб.

С целью укрепления материально-технической базы заключались договоры на хозяйственное обслуживание здания.